Veel Voorkomende Valkuilen





Mensenwerk

"Iedereen maakt fouten. De vraag is hoe ga je daar als accountant mee om"

1. Als ik mijn handboek één keer per jaar wijzig is dat voldoende.

Dat kan. Waar u echter wel rekening mee moet houden is met gewijzigde regelgeving die van kracht wordt voordat u het handboek wijzigt. U dient hier bij uw werkzaamheden wel rekening mee te houden en u dient procedures hier tussentijds op aan te passen. Dat kan als aanvulling op uw handboek waarna u het tijdens bijvoorbeeld de jaarlijkse evaluatie definitief verwerkt in uw handboek.

2. Als morgen de controleverklaring de deur uit moet, laat ik vandaag een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling uitvoeren.

Dat is wel heel kort dag, zeker als uit de OKB blijkt dat er aanvullende werkzaamheden moeten worden verricht of als u een meningsverschil heeft met de persoon die de OKB uitvoert. Daarom is het verstandig de OKB ruim voor het uitbrengen van de accountantsverklaring te plannen.

3. Wij hebben de jaarlijkse beoordelingsgesprekken niet gevoerd. Het was erg druk en we communiceren toch al bijna dagelijks over onze werkzaamheden.

Prachtig dat u uw mensen van haver tot gort kent. Toch schrijft de wet- en regelgeving voor dat u jaarlijks beoordelingsgesprekken moet voeren als onderdeel van uw kwaliteitssysteem.

4. Volgens het handboek hadden we een OKB moeten uitvoeren, maar door de drukte zijn wij dat vergeten.

U heeft niet voldaan aan een procedure uit uw handboek en daarmee niet voldaan aan een formele vereiste. Er is dus sprake van een schending die u moet vastleggen in uw schendingenregister. Ook dient u vast te stellen welke maatregel u al dan niet getroffen heeft. Overigens doet u er verstandig aan het dossier alsnog door een onafhankelijke te laten reviewen en mocht die tot de conclusie komen dat het dossier niet in orde is dan heeft u echt een probleem. Toch maar tijdig inplannen die OKB.

5. Er zitten nogal wat fouten in de jaarrekening, maar gelukkig werken ze zowel links- als rechtsom en daarmee blijven we gelukkig onder de materialiteit. Een goedkeurende controleverklaring dus.

Een misvatting die nog wel eens wordt gemaakt. Fouten uit de controle moeten als absoluut worden geëvalueerd en mogen niet met elkaar gesaldeerd worden. Daarnaast moet iedere individuele fout worden geëvalueerd, niet alleen ten opzichte van de materialiteit maar ook in kwalitatief opzicht.

6. Ieder uur aan interne zaken is een uur te weinig voor mijn klanten

Dit is een waarheid als een koe. Ieder uur aan interne zaken is niet productief in die zin dat het geen omzet oplevert. Maar het kan wel bijdragen aan de kwaliteit van uw organisatie en van uw werkzaamheden. En heeft u er echt geen tijd voor, besteed deze werkzaamheden dan uit.

7. In mijn organisatie komen geen schendingen voor.

Overal waar mensen werken worden fouten gemaakt. Ook bij accountantskantoren. Het te laat versturen van een opdrachtbevestiging of het niet tijdig sluiten van een dossier is zo’n fout en schending. Deze moet u vastleggen en daarbij aangeven welke maatregel u naar aanleiding van de schending als dan niet nodig acht.

8. Voor de start van de interim-controle heb ik een gesprek met mijn klant. Dan vraag ik of er nog fraude is geweest en daarmee heb ik voldoende aandacht besteed aan fraude.

Het is de bedoeling dat u tijdens het gehele controleproces alert blijft op mogelijke aanwijzingen voor fraude. Met name bij stromen waar een verhoogde kans is op fraude, zoals bij veel contant geld, is het verstandig hier aandacht aan te geven. Ook als de organisatie perfecte interne beheersingsmaatregelen heeft getroffen.

9. Wij hebben systeemgericht gecontroleerd.

Uit de praktijk blijkt nogal eens dat er weliswaar een keuze is gemaakt om systeemgericht te controleren, maar uit het dossier blijkt het dan te gaan om gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd tijdens de interim-controle. De werking van een IB-maatregel is niet getoetst, maar de accountant heeft het werk van de klant over zitten doen.

10. Er is dit jaar niet veel gebeurd dus ik sla de evaluatie van mijn kwaliteitssysteem een jaartje over. Bovendien heb ik er geen tijd voor.

Ook al is er niet veel gebeurd of zijn er geen wijzigingen geweest toch moet de jaarlijkse evaluatie wel plaatsvinden en minimaal op alle punten zoals in de wet- en regelgeving is aangegeven. U kunt dat zelf doen of laten doen.

Een andere misvatting is dat er niet veel zou zijn gebeurd. Ieder jaar worden er dingen vergeten, fouten gemaakt. En dat u werkt aan het voorkomen of tijdig erkennen van de fouten is iets dat u naar aanleiding van de jaarlijkse evaluatie best mag rapporteren.

11. Als extern accountant maak ik altijd de keuze om de geautomatiseerde systemen heen te controleren. Uiteraard besteed ik wel aandacht aan de automatiseringsomgeving.

Ook binnen het MKB zijn steeds meer ondernemingen waar de invloed van automatisering steeds grotere vormen aanneemt. Neem bijvoorbeeld handelsbedrijven die steunen voor hun logistiek volledig op geautomatiseerd voorraadbeheer met daarin opgenomen geautomatiseerd IB-maatregelen, de zogenaamde aplication controls. Het betekent dat u als accountant alert moet zijn en op het juiste moment een andere deskundige, zoals een edp-auditor moet inschakelen.

12. Als er geen ongebruikelijke transacties zijn hoef ik hierover ook niets in het dossier te melden.

Net als met fraude moet het controleteam voortdurend alert zijn op ongebruikelijke transacties. Dit moet ook duidelijk worden uit het dossier en het is raadzaam bij de afronding van de controle de definitieve conclusie hierover vast te leggen.

13. Mijn controleteam start de controle en voor de eindbespreking neem ik het dossier nog even door.

Als accountant bent u degene die niet alleen de review doet. U moet ook delegeren en toezicht houden op het controleproces. En dat begint al bij de opdrachtcontinuering. Daarnaast dient u ook aandacht te geven aan de planning van de controle. U zet de lijnen uit of geeft daaraan in ieder geval goedkeuring. Betrokkenheid bij de controle beperkt zich dus niet tot de review.

14. Mijn klant is net controleplichtig. Wij hebben jarenlang de samenstelling gedaan. Met een paar plussen hebben wij een controledossier.

Gelukkig is dit een misvatting die steeds minder voorkomt. Een controledossier is geen samensteldossier plus. Daarmee doet u zowel het controle- als het samensteldossier tekort. Het controledossier is een wezenlijk ander dossier. Met name de uitgebreide aandacht voor risico’s en de organisatie van de financiële processen is daarbij het meest in het oog springend. Wellicht een goed idee u te laten begeleiden als u op deze punten er niet helemaal goed uitkomst.

15. Iedere ongebruikelijke transactie moet worden gemeld.

Als u een transacties tegenkomt die niet gebruikelijk is bij die onderneming of bedrijfstak dient u eerst na te gaan waarom de transactie heeft plaatsgevonden. Kortom u dient informatie te verzamelen die een eventuele melding onderbouwt. U kunt namelijk ook ten onrechte melden. En de conclusie naar aanleiding van die informatie die y heeft verzameld en geverifieerd kan best zijn dat er niet gemeld hoeft te worden. Het is wel verstandig hierover altijd een derde accountant en/of uw compliance officer te raadplegen.

16. Een OKB hoeft niet langer dan een paar uur te duren

Een goed uitgevoerde OKB kost tijd. Bovendien geeft het u een bevestiging dat u zowel kwantitatief als kwalitatief voldoende control informatie heeft verzameld onder meer in relatie tot de door u geconstateerde significante risico’s. Het is eigenlijk een soort van goedkeuring van uw dossier en die kan maar beter grondig gebeuren.

 

Staat uw vraag hier niet tussen.  Neem dan contact op.