Cases

Praktische oplossingen

"Voor elke situatie is er een oplossing"

1. Wij zouden meer tijd moeten besteden aan de interne organisatie en het kwaliteitssysteem, maar als we dat doen gaat dat ten koste van onze klanten.

Voor zowel externe accountants als voor beleidsbepalers in het vaak moeilijk het juiste moment te vinden voor bijvoorbeeld de jaarlijkse evaluatie van het kwaliteitssysteem. De inspecties afgeronde opdrachten is een voorbeeld daarvan. Er zijn altijd jaarrekeningen die moeten worden afgerond of er zijn interessante adviesvragen van uw klanten te beantwoorden. Het voornemen om de interne werkzaamheden voor de zomer of voor de jaarwisseling af te ronden wordt vaak niet gerealiseerd. En toch moet het; vergunning verplicht.

De oplossing is deze werkzaamheden uit te besteden. Dit uitbesteden heeft vele voordelen. U houdt tijd over voor uw klanten, er wordt met een onafhankelijke en ervaren blik naar de dossier en de organisatie gekeken en uw kwaliteitshandboek is weer up-to-date omdat het door iemand wordt gedaan waarvoor het toch al de kern van de werkzaamheden zijn. Is deze oplossing iets voor u, stel uw vraag dan aan Hop 4 Accountants.

2. Ik ben extern accountant op één of meerdere controleopdrachten, ben daar dus voor verantwoordelijk. Hoe weet ik nu of ik voldoende tijd aan de controles heb besteed?

De goedlopende MKB-praktijk heeft een aantal kenmerken. Klanten zijn en blijven in beweging en nemen bij vragen altijd als eerste contact op met hun accountants. Overnames, financieringsaanvragen, personeelskwesties, noem het maar op. Ze komen altijd weer bij u terecht. Natuurlijk is dat goed voor de persoonlijke relatie met uw klant. En uiteraard is het ook goed voor de omzet van het kantoor. Toch kunnen hiermee de dagelijkse werkzaamheden zoals het jaarrekeningenwerk en de controles in het gedrang komen. Om nog maar te zwijgen aan de tijd die u zou moeten besteden aan het opleiden van uw mensen. Nee verkopen aan die belangrijke klanten is bovendien niet de eerste gedachte die bij u opkomt.

Ook in deze situaties biedt Hop 4 Accountants een oplossing. Gezien de langjarige ervaring kan Hop 4 Accountants de controles voor u aansturen en uw mensen begeleiden en opleiden. Uiteraard blijft u als extern accountant verantwoordelijk en het gezicht naar uw klant. Daarom maken we vooraf goede afspraken over hoe wij met elkaar communiceren en vooral op welke momenten dit zal zijn. Onderwerpen als het controlebudget en de risico’s die u ongetwijfeld als geen ander kent komen zeker aan de orde. Door op deze wijze te communiceren waarborgt u uw betrokkenheid en kritische houding tijdens de controle. Zo zorgt u er samen met Hop 4 Accountants voor dat er kwalitatief goede controles worden uitgevoerd.

3. Hoe krijg ik het als beleidsbepaler en accountant voor elkaar dat de gewijzigde regelgeving ook terug te zien is in mijn kwaliteitssysteem en controleaanpak?

De regelgeving voor ons accountants is aan verandering onderhevig. Laten we het dynamisch noemen. Zijn we nog maar net klaar met de invoering van de wijzigingen als gevolg van het clarity-project, in september zal de wet op het accountantsberoep in de Tweede Kamer worden behandeld. En laten we ook het plan van aanpak van de beroepsorganisaties niet vergeten. En zowel het plan van aanpak als de wet zullen ongetwijfeld worden gevolgd door veranderingen in de regels. Natuurlijk zijn wij als accountants verplicht op de hoogte te blijven van al die veranderingen, maar in hoeverre moet dit ook leiden tot veranderingen in onze werkzaamheden. Een beste verantwoordelijkheid voor zowel accountants als beleidsbepalers die op zijn tijd nog wel eens wil botsen met onze agenda’s.

Met deze vraagstukken kan Hop 4 Accountants u helpen. Simpelweg door aan te geven op welke punten bijvoorbeeld uw handboek of controleaanpak aangepast moet worden. En wat dat laatste betreft; er kunnen ook aanwijzingen worden gegeven hoe hiermee om te gaan tijdens de uitvoering van de werkzaamheden. En daarmee zijn we er nog niet. Het is ook belangrijk dat de geïmplementeerde maatregelen ook zo hebben gewerkt als we hadden voorgenomen. En ook die evaluatie doet u samen met Hop 4 Accountants.

4. Hoe laat ik in mijn dossiers zien dat ik voldoende betrokken ben geweest bij de controle en dat ik ook voldoende kritisch ben geweest? Dit zijn toch punten die de AFM bij de Big Four heeft geconstateerd.

Aan deze vraag kunnen we er nog meer ophangen:

  • Heb ik voldoende aandacht besteed aan fraude?
  • Ben ik wel goed omgegaan met de Wwft?
  • En misschien wel de belangrijkste; is de “story of the audit” voldoende zichtbaar in het dossier?

Allemaal vragen waarvan je als accountant maar zo onzeker van zou kunnen worden. Zeker wanneer er een toetsing is aangekondigd alhoewel u dat moment natuurlijk nooit moet afwachten. Als accountants bent u verantwoordelijk voor het dossier en ondanks alle mooie auditsoftware blijft controleren mensenwerk.

Waar wij als accountants zekerheid verstrekken bij een jaarrekening kan een collega accountant u extra zekerheid verschaffen als het gaat om de kwaliteit van uw dossiers. Zeker als dat een accountant is die niet alleen zelf uit de praktijk komt, maar die ook rechtstreeks contact heeft gehad met de Autoriteit Financiële Markten. Dat verschaffen van dat extra stukje zekerheid kan middels een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling voordat u de verklaring de deur uitdoet. Maar het kan ook achteraf bijvoorbeeld middels een inspectie afgeronde opdracht of een review na iedere fase van de controle. Een dergelijke “toetsing” door Hop 4 Accountants is niet alleen bedoeld om tekortkomingen bloot te leggen. Die is er vooral op gericht daar waar nodig te wijzen op verbeterpunten, waarbij tevens suggesties worden gedaan hoe de verbeterpunten te implementeren.

5. Wij zijn een accountantskantoor dat in 2006 de Wta-vergunning heeft aangevraagd. Toen hadden wij geen controleopdrachten, maar onze klanten zijn gegroeid zoals wij hadden verwacht. Nu is het zover en moeten we gaan controleren, maar hoe pak ik dat ook alweer aan?

Het is natuurlijk erg fijn wanneer klanten groeien en vooral als u heeft geholpen met die groei. Het betekent ook dat u moet groeien wilt u uw klant optimaal willen bedienen. De controle van de jaarrekening hoort daar dan bij. Maar ook uw klant helpen bij de voorbereiding op de controle. En als het al enige tijd geleden is dat u uw laatste controles heeft uitgevoerd kan het opfrissen van het geheugen geen kwaad.

Het opfrissen van het geheugen kan op verschillende manieren. Zo kunt u naar een cursus over controleren in het algemeen of specifiek naar één over controleren binnen het MKB. De vraag is alleen of die specifiek genoeg aansluiten op uw wijze van werken en vooral uw klanten. Of u gaat op zoek naar een ervaren controlerend accountant die bij u in dienst treedt wat een dure variant is als het gaat om een beperkt aantal controles.
U kunt er natuurlijk ook voor kiezen u te laten begeleiden door Hop 4 Accountants. U wordt dan begeleidt door een zeer ervaren accountant, waarbij u bepaalt hoe intensief die begeleiding plaatsvindt. Dat kan gaan van een review van iedere door u en u controleteam uitgevoerde fase van de controle tot het als volwaardig teamlid meedraaien in de controle om op die wijze de kennis, maar vooral de praktische ervaring aan u over te dragen. Samen maken we een plan en voeren dat plan uit.